Einige sicherheitsrelevante Informationen wie Nebenwirkungen, Wechselwirkungen, Kontraindikationen, Fehlgebrauch, Anwendung bei kritischen Patientengruppen und andere Arzneimittelrisiken, die zum Zeitpunkt der Zulassung noch nicht vollständig bekannt sind und erst durch die breitere Anwendung nach Zulassung und Markteinführung bekannt werden, erfordern ein unmittelbares Handeln für den Arzt und/oder Apotheker und müssen ihnen schnellstmöglich mitgeteilt werden. Da die Aufnahme in die Fach- und Gebrauchsinformation des Arzneimittels eine gewisse Zeit in Anspruch nimmt und entsprechende Änderungen erst mit einer Zeitverzögerung zur Kenntnis genommen werden, kann es daher erforderlich sein, diese wichtigen Informationen schnell den Fachkreisen mittels Rote-Hand-Brief mitzuteilen. Gemäß § 11a Abs. 2 Arzneimittelgesetz (AMG) ist der pharmazeutische Unternehmer verpflichtet, die Fachkreise über Änderungen, die therapierelevant sind, sowie über neu erkannte Arzneimittelrisiken zu informieren. Solche Risikoinformationen können z. B. eine neue Kontraindikation, neue Warnhinweise oder ein Rückruf aufgrund eines Qualitätsmangels eines Präparates sein.

Pharmazeutische Unternehmer (pU) müssen geplante Risikoinformationen zu Arzneimitteln wie Rote-Hand-Briefe mit den zuständigen nationalen Behörden im Hinblick auf Inhalt und Adressatenkreis abstimmen (§ 63b Abs. 3 AMG und Artikel 106a Abs. 1 der Richtlinie 2001/83/EG). Die Informationen müssen objektiv dargestellt werden und dürfen weder irreführend formuliert sein noch Werbung enthalten. Der Versand selbst erfolgt aber in Eigenverantwortung des pharmazeutischen Unternehmers, bei mehreren beteiligten pharmazeutischen Unternehmern wird dies in der Regel koordiniert durch die Verbände der pharmazeutischen Industrie.

Ein Rote-Hand-Brief soll die Fachkreise rasch über neue therapierelevante Aspekte informieren, die noch nicht in der Fachinformation enthalten sind. Dies ist z. B. notwendig, wenn die Information eine Änderung des Verschreibungsverhaltens der Ärzte erforderlich macht und/oder einen unmittelbaren, therapiebeeinflussenden Handlungsbedarf erfordert.

Dies können eine neue Kontraindikation, ein Warnhinweis oder der Rückruf eines Präparates/einer Charge aufgrund eines medizinischen Risikos, eines erheblichen Qualitätsmangels oder der Gefahr einer Verwechslung sein. Rote-Hand-Briefe werden auch zur Erinnerung an die Einhaltung wichtiger bestehender Kontraindikationen und Warnhinweise verwendet, wenn z. B. Erkenntnisse vorliegen, dass solche Vorgaben bei der Verordnung nicht genügend Beachtung finden.

Dagegen informiert ein Informationsbrief die Fachkreise beispielsweise über eine Erweiterung der Zulassung (z. B. Anwendungserweiterung) oder über bestimmte qualitative Aspekte (z. B. geänderte farbliche Markierung auf der Primärverpackung zur Vermeidung von Verwechslung). Diese Informationen helfen den Fachkreisen, die Anwendung des Arzneimittels sicherer zu gestalten. Sie haben keinen unmittelbaren Einfluss auf die Therapie und werden daher nicht mit dem Symbol der Roten Hand gekennzeichnet.

Der überwiegende Teil der Rote-Hand-Briefe und Informationsbriefe resultiert aus europäischen Risikobewertungs- oder Signalverfahren, in denen Risiken evaluiert und Maßnahmen zu deren Minimierung beschlossen werden. Wenn die neuen Risikoinformationen bzw. die verabschiedeten Maßnahmen in Form einer Direct Healthcare Professionel Communication (DHPC) schnell an die Fachkreise kommuniziert werden müssen, wird in der Regel festgelegt, für welche Zielgruppen eine DHPC jeweils relevant ist. Dies können Ärzte der verschiedensten Fachrichtungen sein, Apotheker, aber auch Fachgesellschaften, Pflegepersonal etc.. Die Arzneimittelkommission der Deutschen Apotheker (AMK) und die Arzneimittelkommission der deutschen Ärzteschaft (AkdÄ) werden in Deutschland routinemäßig informiert. Die Versendung eines Rote-Hand-Briefes kann aber auch rein national durch die zuständige Bundesoberbehörde angeordnet werden.

Rote-Hand-Briefe und Informationsbriefe werden durch die pharmazeutischen Unternehmer eigenverantwortlich als risikominimierende Maßnahme versendet. Der Inhalt und der Empfängerkreis werden je nach Zuständigkeit bei Humanarzneimitteln mit dem Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) oder dem Paul-Ehrlich-Institut (PEI) oder bei Qualitätsmängeln mit der zuständigen Landesbehörde abgestimmt. Die pharmazeutischen Unternehmer beauftragen nach Freigabe durch die Behörde die entsprechenden Druckereien und Distributoren mit dem Versand, der zurzeit ausschließlich per Post erfolgt.

Die meisten Rote-Hand-Briefe und Informationsbriefe resultieren aus europäischen Verfahren, die in den Gremien der Europäischen Arzneimittel-Agentur (PRAC und CHMP bzw. CMDh) abgestimmt werden (dort als DHPC bezeichnet – siehe oben).

Nach der Abstimmung des Textes und Kommunikationsplans zur DHPC in den europäischen Gremien erfolgt die nationale Umsetzung in den einzelnen Mitgliedsstaaten. Für Deutschland müssen die betroffenen pharmazeutischen Unternehmer den englischen Text ins Deutsche übersetzen und diesen sowie den deutschen Kommunikationsplan (inkl. Vorschlag für den nationalen Verteilerkreis) und die Art des Briefes (in der Regel Rote-Hand-Brief) mit der zuständigen Bundesoberbehörde (BfArM oder PEI) abstimmen. Wenn mehrere pharmazeutische Unternehmer betroffen sind, muss gem. GVP Modul XV eine konsolidierte Übersetzung erstellt werden. Es soll nur ein DHPC-Brief zum betreffenden Risiko versendet werden. In der Regel übernimmt ein pharmazeutischer Unternehmer die Federführung, koordiniert den Abstimmungsprozess sowie den Versand und fungiert als Ansprechpartner für die Bundesoberbehörde. Gegebenenfalls übernimmt ein Verband der pharmazeutischen Industrie diese Aufgabe.

Das BfArM kann einen Rote-Hand-Brief oder Informationsbrief auch rein national fordern.