Über einen beim BfArM eingerichteten Formularserver können die Meldungen im gesicherten Online-Verfahren unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Aspekte an das Substitutionsregister versandt werden. Dabei können die Vorteile der modernen und ressourcensparenden elektronischen Kommunikationswege einschließlich der Möglichkeit zum Ausdruck und lokalen Speichern der gemeldeten Daten zur persönlichen Dokumentation genutzt werden. Alternativ ist die schriftliche Meldung auf dem Postweg möglich (§ 5a Abs. 2 BtMVV).

Die allgemeinen „Organisatorischen Festlegungen zum Substitutionsregister“ gelten grundsätzlich unabhängig von der Art des Meldeweges. Sie stehen auf der Webseite www.bfarm.de unter der Rubrik „Betäubungsmittel“ im Abschnitt „Substitutionsregister“ zur Verfügung.

Voraussetzung für das elektronische Meldeverfahren ist ein Internet-Zugang (Browser: z.B. Mozilla Firefox, Internet-Explorer). Beim BfArM ist ein internetbasierter Formularserver eingerichtet, für dessen Nutzung der substituierende Arzt neben der https-Internet-Adresse jeweils persönliche Zugangsdaten (Benutzerkennung, Passwort) sowie eine PIN zum abschließenden Versenden der Meldedaten benötigt. Die Daten werden auf schriftliche Anforderung unter Angabe von BtM-Nummer, Name und Anschrift des Arztes vom BfArM zur Verfügung gestellt.

Weitere Software-Voraussetzung ist ein installiertes, kostenfrei im Internet erhältliches pdf-Lese-Programm (pdf-Reader), damit beim Arzt ein pdf-Formular mit den Meldedaten zwecks Dokumentation erzeugt und auf dem Bildschirm sichtbar wird.

Das elektronische Formular ist grundsätzlich selbsterklärend. Die Struktur ist dem Meldeformular für schriftliche Meldungen angepasst, wobei die einzelnen Abschnitte schrittweise nach Klick auf die entsprechenden Buttons in fünf separaten Fenstern auf dem Bildschirm sichtbar werden:

• Angaben zum substituierenden Arzt
• Angaben zum Konsiliarius
• Anmeldung von Patienten
• Abmeldung von Patienten
• Abschluss (Senden)
  

Die Fenster sind nach Öffnen am oberen Bildschirmrand als nummerierte Dokumentsymbole sichtbar, durch deren Anklicken man zwischen den Fenstern wechseln kann. Ebenfalls am oberen Bildschirmrand kann die Größe des Formulars durch Klicken auf die Lupen (+ / -) geändert werden.

Die einmal erfassten Angaben zum substituierenden Arzt werden bei erneutem Zugriff auf den Formularserver automatisch übernommen, so dass bei Folgemeldungen nur noch eventuell erforderliche Änderungen eingetragen werden müssen.

Angaben zum Konsiliarius sind erforderlich, sofern der substituierende Arzt nicht die Mindestanforderungen an die suchtherapeutische Qualifikation erfüllt (vgl. o.g. „Organisatorische Festlegungen“). Erforderlichenfalls gelangt man in das entsprechende Fenster, indem im Fenster „Angaben zum substituierenden Arzt“ der Aufforderung „Sofern für den/die anzumeldenden Patienten ein Konsiliarius eingesetzt wird, klicken Sie bitte auf „JA“. gefolgt wird.
In dem seltenen Fall, dass gleichzeitig mehrere (bis zu 3) Patienten mit jeweils einem anderen Konsiliarius angemeldet werden, sind entsprechend mehrere Formulare auszufüllen, um die korrekte Zuordnung des Konsiliarius zum Patienten sicherzustellen. Sofern das Konsiliarius-Fenster geöffnet wurde, ohne dass Daten eingegeben werden, muss das Fenster über den Button „Lösche Konsiliarius“ wieder geschlossen werden, um spätere Fehlermeldungen zu vermeiden.

In den Fenstern Anmeldung von Patienten und Abmeldung von Patienten können über entsprechend häufiges Klicken auf den Button „+ Hinzufügen“ oder den kleinen Button „+“ mehrere Patienten gleichzeitig gemeldet werden. Eventuell geöffnete, aber ungenutzte leere Patientenzeilen müssen über den kleinen Button „-“ wieder entfernt werden, um spätere Fehlermeldungen zu vermeiden.

Über das pdf-Symbol am oberen Bildschirmrand kann eine Vorschau über die (noch nicht gesendeten) Meldedaten angezeigt werden. Sofern im Einzelfall das pdf-Formular im Internet-Explorer nicht angezeigt wird, sollte einmalig unter dem Menüpunkt „Extras“ / „Internetoptionen“ im Register „Erweitert“ die Einstellung „Verschlüsselte Seiten nicht auf dem Datenträger speichern“ (im unteren Bereich) angehakt und übernommen werden.

Über den Button „Abschluss“ in den Patienten-Fenstern gelangt man in das zuletzt auszufüllende Fenster.
In das Feld „Sonstige Anmerkungen“ kann im Bedarfsfall Freitext eingegeben werden.
Nach Eingabe der PIN kann nochmals eine pdf-Vorschau über die (noch nicht gesendeten) Meldedaten angezeigt werden. Im Bedarfsfall können jetzt noch Meldedaten in den entsprechenden Fenstern korrigiert werden.
Über den Button „Senden“ werden die Meldedaten kryptiert an das Substitutionsregister weitergeleitet und durch dortige Mitarbeiter elektronisch verarbeitet.

Unter Umständen erscheint nach Anklicken des Buttons „Senden“ zunächst eine Fehlermeldung, die durch eine eingebaute Plausibilitätsprüfung auf Eintragungsfehler hinweist. Durch Klicken auf die roten Pfeile kommt man jeweils zum fehlerhaften Feld, um die entsprechenden Korrekturen vorzunehmen.

Unmittelbar nach Anklicken des Buttons „Senden“ erscheint auf dem Bildschirm die Information „Sie haben Ihre Meldung an das Substitutionsregister erfolgreich gesendet. Als Meldebestätigung wurde für Sie ein pdf-Formular erzeugt.“. Letzteres kann über „pdf-Formular anzeigen“ geöffnet und für die persönliche Dokumentation des Arztes ausgedruckt und/oder lokal gespeichert werden (s. auch Ziff. 8, 2. Abs.).